Overstay là gì? Hiểu rõ khái niệm và hậu quả khi lưu trú quá hạn
Trong ngành khách sạn, “Overstay” là một thuật ngữ quan trọng liên quan đến thời gian lưu trú của khách. Vậy Overstay là gì? Đây là tình huống khách ở lại quá thời gian đặt phòng so với dự kiến ban đầu, có thể gây ra nhiều vấn đề trong quản lý phòng ốc. Cùng La Belle Vie Hotel & Boutique tìm hiểu chi tiết về Overstay là gì, nguyên nhân xảy ra, cách khách sạn xử lý và quy trình thực hiện khi gặp trường hợp này trong bài viết sau!
Overstay là gì?
Overstay là thuật ngữ dùng để chỉ trường hợp khách lưu trú quá thời gian đã đặt trước tại khách sạn. Điều này có thể xảy ra do khách thay đổi kế hoạch hoặc quên thông báo với khách sạn về việc gia hạn thời gian lưu trú.
Khi Overstay xảy ra, khách sạn phải linh hoạt trong việc sắp xếp phòng để không ảnh hưởng đến các đặt phòng khác. Đôi khi, Overstay có thể phát sinh phí phạt hoặc chi phí bổ sung tùy theo chính sách từng khách sạn.
Phân loại Overstay
Overstay có thể được chia thành hai loại chính:
- Overstay có thông báo trước: Khách thông báo với khách sạn về việc kéo dài thời gian lưu trú và đã có sự đồng ý từ khách sạn.
- Overstay không thông báo trước: Khách không rời đi đúng hạn mà không báo trước, gây khó khăn cho khách sạn trong việc bố trí phòng cho các khách đặt mới.
Khi nào xảy ra Overstay?
Overstay có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm:
Khách muốn ở lại lâu hơn
Nhiều trường hợp khách cảm thấy hài lòng với dịch vụ khách sạn hoặc muốn tận hưởng thêm thời gian nghỉ dưỡng nên quyết định gia hạn phòng.
Vấn đề phương tiện di chuyển
Một số khách gặp trục trặc với vé máy bay, tàu xe hoặc chuyến đi bị hoãn, khiến họ không thể rời khỏi khách sạn đúng lịch trình.
Lý do cá nhân
Một số lý do cá nhân như sức khỏe, công việc phát sinh hoặc thay đổi kế hoạch du lịch có thể khiến khách hàng không thể rời đi đúng hạn.
Lỗi từ khách sạn hoặc hệ thống đặt phòng
Đôi khi, lỗi từ hệ thống quản lý đặt phòng có thể khiến khách không biết chính xác ngày phải trả phòng, dẫn đến Overstay ngoài ý muốn.
Xem thêm:
Check in là gì? Quy trình check in khách sạn chi tiết
Check out là gì? Quy trình check out khách sạn chuẩn nhất 2024
Khách sạn xử lý Overstay như thế nào?
Để đảm bảo vận hành trơn tru, khách sạn thường có các quy định và phương án xử lý Overstay cụ thể.
Xác nhận thông tin với khách hàng
Khi khách ở quá hạn, nhân viên lễ tân sẽ liên hệ để xác nhận khách có tiếp tục ở lại hay không. Nếu khách có nhu cầu gia hạn, khách sạn sẽ kiểm tra tình trạng phòng trống và thông báo chi phí phát sinh.
Thông báo phí Overstay
Hầu hết khách sạn đều có mức phí áp dụng cho Overstay. Các mức phí phổ biến gồm:
- Tính theo giờ: Nếu khách chỉ ở quá vài giờ, khách sạn có thể tính phí theo giờ.
- Tính theo nửa ngày: Một số khách sạn có chính sách thu phí bằng 50% giá phòng nếu khách ở thêm nửa ngày.
- Tính theo ngày: Nếu khách ở quá thời gian quy định mà không có thỏa thuận trước, khách sạn có thể tính phí như một đêm nghỉ tiêu chuẩn.
Sắp xếp lại phòng cho khách khác
Trong trường hợp khách sạn kín phòng, nhân viên phải tìm cách điều chỉnh đặt phòng hoặc sắp xếp chỗ ở thay thế để tránh ảnh hưởng đến các khách đặt trước.
Hỗ trợ khách rời khỏi khách sạn
Nếu khách không có kế hoạch gia hạn nhưng vẫn chưa rời đi, khách sạn có thể hỗ trợ bằng cách cung cấp thông tin về các phương tiện di chuyển hoặc khách sạn khác gần đó.
Biện pháp mạnh nếu khách không hợp tác
Trong trường hợp khách từ chối thanh toán hoặc không chịu rời đi dù đã hết hạn đặt phòng, khách sạn có thể áp dụng biện pháp mạnh như nhờ đến sự can thiệp của bảo vệ hoặc cơ quan chức năng.
Quy trình xử lý Overstay ra sao?
Các khách sạn chuyên nghiệp luôn có quy trình xử lý Overstay rõ ràng để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:
Bước 1: Kiểm tra danh sách khách Overstay
Nhân viên lễ tân hoặc quản lý kiểm tra danh sách khách đã hết thời gian lưu trú nhưng chưa trả phòng.
Bước 2: Liên hệ với khách
Khách sạn sẽ gọi điện hoặc trực tiếp gặp khách để nhắc nhở về thời gian lưu trú và xác nhận kế hoạch tiếp theo của họ.
Bước 3: Cập nhật thông tin trên hệ thống
Nếu khách quyết định gia hạn, nhân viên cập nhật hệ thống đặt phòng để tránh nhầm lẫn. Nếu khách rời đi, cần đảm bảo họ thanh toán đầy đủ chi phí trước khi trả phòng.
Bước 4: Tính phí Overstay nếu có
Khách sạn áp dụng phí phù hợp theo quy định và thông báo rõ ràng đến khách hàng để tránh tranh chấp.
Bước 5: Dọn dẹp và chuẩn bị phòng
Sau khi khách rời đi, bộ phận buồng phòng cần nhanh chóng dọn dẹp để phòng sẵn sàng cho khách mới.
Bước 6: Báo cáo và đánh giá tình hình Overstay
Khách sạn có thể lưu lại dữ liệu Overstay để đánh giá và điều chỉnh chính sách quản lý phòng hiệu quả hơn trong tương lai.
Kết luận
Overstay là một tình trạng phổ biến trong ngành khách sạn, có thể gây ảnh hưởng đến việc quản lý phòng ốc nếu không được xử lý hợp lý. Hiểu rõ Overstay là gì, nguyên nhân xảy ra và cách khách sạn xử lý sẽ giúp khách hàng và đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú có sự phối hợp tốt hơn. Nếu bạn đang có kế hoạch lưu trú tại khách sạn, hãy nắm rõ chính sách về Overstay để tránh phát sinh chi phí không mong muốn.