Check in là gì? Quy trình check in khách sạn chi tiết
Check in là thủ tục không thể thiếu tại mỗi khách sạn, từ bình dân cho đến cao cấp. Đây được xem là chìa khóa để mở ra cánh cửa đến với không gian nghỉ dưỡng lý tưởng dành cho khách hàng. Vậy check in phòng khách sạn là gì? Quy trình check in khách sạn ra sao? Theo chân La Belle Vie Boutique Hotel trong bài viết dưới đây để bỏ túi một vài mẹo du lịch hiệu quả nhé!
Check in khách sạn là gì?
Check in (nhận phòng) là quy trình khách hàng thực hiện các thủ tục đăng ký lưu trú tại khách sạn. Quá trình này bao gồm việc xác nhận thông tin đặt phòng, cung cấp giấy tờ tùy thân, hoàn tất thanh toán,… Tại mỗi địa điểm lưu trú, đây là bước không thể thiếu để hợp thức hóa dịch vụ nghỉ dưỡng giữa đơn vị cung cấp và khách du lịch.
Thời gian check in tại khách sạn lúc mấy giờ?
Thông thường, thời gian check in tại khách sạn sẽ bắt đầu vào khoảng 14h mỗi ngày. Tuy nhiên, quy định này hoàn toàn có thể thay đổi tùy theo chính sách của từng nơi cũng như là nhu cầu của du khách. Một số địa điểm có thể cho phép check in sớm hơn để đáp ứng kịp thời mong muốn nghỉ ngơi, thư giãn của khách hàng.
Các hình thức check in khách sạn
Hiện nay, các khách sạn áp dụng nhiều hình thức check in khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của du khách, mang đến cho họ những trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời hơn. Cụ thể như:
- Front Desk Check-In: Dịch vụ nhận phòng tại quầy lễ tân. Du khách sẽ di chuyển trực tuyến đến khu vực quầy tại sảnh khách sạn để hoàn tất quy trình check in khách sạn.
- Club lounge check-in: Đây là dịch vụ dành riêng cho doanh nhân. Khi đến khách sạn, khách hàng sẽ được mời lên thẳng khu vực club lounge để check-in. Tại đây sẽ chuẩn bị sẵn trà và bánh ngọt để bạn thưởng thức trong quá trình chờ đợi.
- In-Room Check-In: Khi đến khách sạn, khách sẽ được nhân viên dẫn thẳng lên phòng để thực hiện thủ tục check in. Thông thường, hình thức này sẽ áp dụng cho những vị khách sử dụng dịch vụ đưa đón tại sân bay.
- Express Check-In: Đây là dịch vụ dành cho những khách VIP, thường xuyên nghỉ dưỡng tại khách sạn. Lễ tân sẽ khuyến khích khách quen sử dụng Express Check-In để tiết kiệm chi phí và nhận được nhiều ưu đãi hơn.
- Member Check-In: Dịch vụ check in này chỉ dành cho những vị khách trung thành hoặc sở hữu thẻ thành viên.
- Mobile Check-In: Đây là dịch vụ cho phép khách hàng nhận phòng qua điện thoại. Sử dụng Mobile Check-In, bạn sẽ chỉ cần đến quầy nhận chìa khóa mà không cần phải thực hiện các bước check in khách sạn rườm rà, phức tạp.
Quy trình check in tại khách sạn chi tiết
Quy trình check in khách sạn có vai trò vô cùng quan trọng đối với đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trú và du khách, đảm bảo đôi bên đều đạt được mục đích của mình. Tại các resort, villa,… đạt chuẩn, thủ tục check in khách sạn phải trải qua 6 bước sau:
- Bước 1 – Tiếp đón khách hàng: Đây là bước vô cùng quan trọng để khách sạn có thể ghi điểm trong mắt khách du lịch.
- Bước 2 – Tiếp nhận thông tin từ khách hàng: Nhân viên lễ tân tiếp nhận thông tin đặt phòng từ phía khách hàng.
- Bước 3 – Làm thủ tục đăng ký: Lễ tân yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ cá nhân như CCCD/Hộ chiếu để điền thông tin đăng ký lưu trú.
- Bước 4 – Xác minh phương thức thanh toán: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, lễ tân có trách nhiệm xác minh phương thức thanh toán của khách hàng để đảm bảo họ có đủ khả năng chi trả cho loại hình lưu trú của khách sạn.
- Bước 5 – Khách hàng nhận chìa khóa phòng: Lễ tân sẽ cung cấp chìa khóa và mang hành lý lên tận phòng cho khách hàng.
- Bước 6 – Đăng ký tạm trú: Bước cuối cùng trong quy định check in phòng khách sạn là nhân viên tiến hành đăng ký thông tin tạm trú của khách hàng.
Những điều cần lưu ý khi làm thủ tục check in tại khách sạn
Để đảm bảo quy trình check in khách sạn diễn ra suôn sẻ và thuận lợi thì du khách cần phải lưu ý một số vấn đề sau:
- Kiểm tra kỹ thông tin đặt phòng, bao gồm họ tên, số lượng, loại phòng, thời gian lưu trú, phương thức thanh toán,… để tránh sai sót.
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân như CCCD/Hộ chiếu để đảm bảo thủ tục check in không bị trục trặc.
- Nên chuẩn bị trước tiền mặt, đề phòng trường hợp khách sạn không cho thanh toán bằng thẻ tín dụng.
- Hỏi kỹ lưỡng về các chi phí lưu trú để tránh phát sinh những khoản phí không cần thiết, vượt ngoài ngân sách.
- Nếu có nhu cầu check in sớm, hãy liên hệ trước với bộ phận lễ tân để được hỗ trợ bởi lẽ không phải khách sạn nào cũng cho phép nhận phòng trước thời hạn quy định.
Bài viết trên đây là hướng dẫn quy trình check in khách sạn từ A – Z mà chúng tôi muốn chia sẻ với du khách. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp thủ tục nhận phòng của bạn diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Nhờ đó mà có được trải nghiệm du lịch trọn vẹn và tuyệt vời nhất.